Die eRechnung kommt! Nur wann und wie?

Die Digitalisierung ist überall auf dem Vormarsch. So plant die Bundesregierung in diesem Rahmen eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Der Gesetzesentwurf sah vor, dass Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können sollen, ab 2027 auch erstellen und versenden. Jedoch wurde der Entwurf vom Bundesrat abgelehnt und befindet sich aktuell im Vermittlungsausschuss. Daher ist aktuell unklar, zu wann die eRechnung tatsächlich kommt. Wir zeigen dir, was die eRechnung ist und wie sich Unternehmen vorbereiten müssen.

Die eRechnung ist eigentlich nur ein Puzzlestück eines viel größeren Projekts auf europäischer Ebene. Im Rahmen der ViDA (Value Added Tax in the Digital Age) Richtlinie der EU-Kommission soll dem uneinheitlichen und schwer überschaubaren Mehrwertsteuersystem der einzelnen EU-Länder Einhalt geboten und Mehrwertsteuerbetrugsfällen entgegengewirkt werden. Sprich: Es geht im Grunde um den Kampf gegen Steuerhinterziehung und Geldwäsche. Damit man den Übeltätern auf die Spur kommt, möchte man auf EU-Ebene ein digitales Meldesystem einführen, welches jeglichen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen mitbekommt. Voraussetzung für das Meldesystem wiederum ist die elektronische Rechnung. Das heißt, die eRechnung ist nur Teil eines größeren, EU-Projekts. Hier wird EU-Recht auf nationales, deutsches Recht heruntergebrochen.

Die Bundesregierung hat zur Umsetzung der eRechnung einen Gesetzesentwurf – das Wachstumschancengesetz - vorgelegt. Der Bundestag hat es bewilligt, der Bundesrat jedoch nicht. Daher ist der Entwurf nun in den Vermittlungsausschuss gewandert, der das Wachstumschancengesetz am 21.02.2024 verhandeln wird. Die nächste Sitzung des Bundesrates, bei der das Ergebnis bestätigt werden könnte, wäre am 22.03.2024. Bis dahin gibt es noch keine rechtliche Regelung.

Der Gesetzesentwurf sah vor, dass Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können sollen, ab 2027 auch erstellen und versenden. Dabei wurde zwischen kleinen und großen Unternehmen unterschieden. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro Umsatz soll eine Übergangsfrist für die Umsetzung der eRechnung gewährt werden, während große Unternehmen mit größer 800.000 Euro Umsatz die eRechnung direkt zum Stichtag umsetzen müssen. Den Umsetzungszeitraum empfand der Bundesrat jedoch etwas zu sportlich für die Unternehmen. Daher wird sich der Zeitpunkt der Verpflichtung sicherlich nach hinten verschieben.

Wer im B2G – also mit öffentlichen Auftraggebern – zusammenarbeitet, ist übrigens schon seit 2014 verpflichtet, die eRechnung einzusetzen.

Trotz der Ungewissheit, WANN die eRechnung kommt, sollten sich alle Unternehmen auf den neuen Prozess in der Rechnungsstellung und dem elektronischen Rechnungsversand vorbereiten. Denn DASS die eRechnung kommt, davon ist auszugehen.

Es gibt, je nach Rechtsgebiet, unterschiedliche Definitionen, was man unter einer E-Rechnung versteht.

So sind im Kontext der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) und dem Steuerrecht unterschiedliche Definitionen zu beachten.

Elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Das heißt, hier reicht eine bildhafte PDF-Rechnung, die z. B. per Mail versendet wurde, aus.

Bisher ist der Empfang mit Zustimmung des empfangenden Unternehmens (auch stillschweigend) rechtlich in Ordnung.

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist eine E-Rechnung nicht einfach ein PDF einer normalen Rechnung, sondern stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

• elektronisch übermittelt,
• elektronisch empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Die Bearbeitung ist somit durchgängig digital - von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge.

Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die "XRechnung" und das "ZUGFeRD-Format" - beide basieren auf der Norm CEN 16931.

ZUGFeRD ist die Kooperation mit dem französischen Factur X. Hier wird ein PDF + XML versendet. Die XRechnung wird nur als XML übermittelt und vom empfangenden System gegebenenfalls visualisiert.

Ziel der gesamten Maßnahme ist es, die „ViDa“ Maßnahmen umzusetzen. Hierfür ist EU-weit 2028 oder 2030 geplant.

Beispiel für eine Papierrechnung / Rechnung als PDF (Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/)

Beispiel einer elektronischen Rechnung /eRechnung im XML-Format (Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/)

• Einfachere Rechnungsstellung 
• Kürzere Durchlaufzeiten  
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung 
• Kostenreduktion durch Einsparen von Papier und Porto 
• Verbesserung der Prozesse durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• Flexibles Arbeiten, da Rechnungen an jedem Ort gestellt und erzeugt werden können

• Optimierte Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
  Einlesen der Rechnungsdaten 
• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit 
• Kostenreduktion in der Rechnungsverarbeitung 
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung 

Betroffen vom Wachstumschancengesetz und der eRechnung sind alle Unternehmen. Lediglich die Unternehmensgröße bzw. der Jahresumsatz ist entscheidend dafür, WANN die eRechnung umgesetzt werden soll. Kleineren Unternehmen mit einem Umsatz kleiner 800.000 Euro sollen eine Übergangsfrist bekommen. Größere Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro sollen die eRechnung direkt zum Stichtag umsetzen. Ein verpflichtendes Umsetzungsdatum gibt es allerdings derzeit nicht, da der Gesetzesentwurf aktuell im Vermittlungsausschuss „festsitzt“. Es ist unklar, wann die eRechnung tatsächlich kommt. Allerdings wird der Vermittlungsausschuss das Wachstumschancengesetz am 21.02.2024 verhandeln. Der Bunderat könnte es dann frühestens am 22.03.2024 bestätigen. Bis dahin gibt es noch keine rechtliche Regelung.

Für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern interagieren, gilt die eRechnung bereits seit 2014.

Die Umstellung auf eRechnungen erfordert eine Anpassung der bestehenden Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dazu muss der Rechnungsversand in XML-Form sichergestellt werden. Wir empfehlen, sich mit dem jeweiligen Hersteller direkt in Verbindung zu setzen und die Umsetzung individuell zu besprechen.

Wer unsere TRADEMAN Warenwirtschaft einsetzt, ist auf der sicheren Seite. Wir haben bereits ausreichende Vorbereitungen getroffen, um pünktlich zum eRechnungs-Start, den Prozess ordnungsgemäß abwickeln zu können.

Die Einführung der eRechnung hat weitreichende Auswirkungen auf die Finanzprozesse von Unternehmen. Traditionelle Buchführungssysteme müssen auf elektronische Prozesse umgestellt werden, um den reibungslosen Austausch von Rechnungsdaten zu gewährleisten. Kassensysteme sollten zudem die Möglichkeit bieten, digitale Belege zu verwalten. Die Warenwirtschaftssysteme müssen so angepasst werden, dass sie den neuen Anforderungen entsprechen und die elektronische Kommunikation unterstützen.

Seitens poe sind Sie bereits heute top vorbereitet für die eRechnung. Sowohl für unserer TRADEMAN Warenwirtschaftssystem als auch unser POSMAN Kassensystem werden wir die Anforderungen bis Ende 2024 umsetzen, um dann elektronische Rechnung auszulösen und zu verbuchen. Zudem werden alle Belege im Belegarchiv rechtskonform archiviert.

Um den Unternehmen eine schrittweise Umstellung zu ermöglichen, wurden Übergangsregelungen eingeführt – abhängig von der Unternehmensgröße bzw. des Jahresumsatzes. Diese gewähren den Betrieben eine gewisse Frist, um ihre Systeme anzupassen und auf die digitale Rechnungsstellung umzusteigen. Es ist jedoch ratsam, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen, um Engpässe und mögliche Fehlerquellen zu vermeiden. Prüfe also erst einmal inwieweit dein heutiger Partner im Bereich Warenwirtschaft und/oder Kassensysteme sich den Anforderungen stellt.

Die Einführung der eRechnung wird kommen. Sie markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Finanzprozesse. Deshalb solltest du dein Unternehmen bereits heute darauf vorbereiten und die notwendigen Anpassungen rechtzeitig in Angriff nehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile der digitalen Transformation vollständig zu nutzen. Wir vom Team poe leben die Digitalisierung in jeder Programmierzeile. Schon heute ist unsere TRADEMAN Warenwirtschaft auf die eRechnung bestens vorbereitet.

Dann sprich gerne unser Vertriebsteam an.

E-Mail an das poe Sales Team